Hoci sa už naša komunikácia čoraz viac automatizuje a skoro v každom programe či aplikácii máme na pomoc autocorrect, ešte stále je nevyhnutné ovládať základné pravidlá elektronickej korešpondencie. Vizitku si robíme nielen správnym pravopisom a štylistikou, ale aj výberom slov, rozvrhnutím odsekov či predmetom správy. Predovšetkým ak ide o mail pracovný alebo formálny.

Na tieto veci si dajte pozor:

Predmet

Tak ako v dobrej reklame, zlatým pravidlom efektívneho predmetu je: čím presnejšie a stručnejšie, tým lepšie. Predmet nie je nadpis, je to kľúčové slovo/slovné spojenie, ktoré priamo vystihuje podstatu mailu.

Odpovedať (všetkým)

Základom pred odoslaním emailu do sveta je skontrolovať si, či všetky údaje sedia. Len čo je správa odoslaná, už sa nedá vziať späť. Preto si treba uvedomiť, čo plánujeme s mailom urobiť – odpovedať, preposlať? Pri hromadnej správe je tiež namieste otázka – komu je odpoveď určená? Neraz si totiž neuvedomíme, že naša súkromná odpoveď nepríde len odosielateľovi, ale aj ostatným kontaktom zahrnutým v správe. Tým môžeme nielenže zaťažiť príjemcov nevyžiadanou poštou, ale takisto poslať informácie ľuďom, ktorým sme neplánovali.

Cc alebo Bcc?

Pri odosielaní emailu stojí za zváženie a našu pozornosť aj možnosť kópie či možnosť skrytej kópie. Kópia označená Cc (carbon copy) je pre tie kontakty, ktoré chceme informovať, ale nie sú priamo zapojené. Kópia správy je určená pre ľudí, ktorí nepotrebujú konať či odpovedať na správu. Takisto príjemca si je touto cestou vedomý, že aj iní ľudia sú informovaní o obsahu správy.
Skrytá kópia Bcc (blind carbon copy) sa používa, ak nechceme, aby ostatní príjemcovia správy o sebe navzájom vedeli. Okrem tajnosti sa skrytá kópia využíva pri posielaní emailu veľkému počtu príjemcov. Takto predídeme možnej neželanej distribúcii kontaktu.

Prepojené emaily – kto mi odpovedá?

Aby bola internetová komunikácia koncentrovaná, emailové služby ponúkajú možnosť prepojenia rozdielnych účtov. Zvolí sa jeden hlavný mail, na ktorý sa posielajú správy z ostatných. Avšak ak máme takto prepojený napríklad mail pracovný a súkromný, treba si dávať pozor, z akého účtu posielame správy. Nie každý môže mať pochopenie pre správy z adresy princeznicka@ či kocurik@. Do formálnej komunikácie takéto adresy nepatria.

Pozdravím sa, rozlúčim sa

Ako to azda každého učili doma, slušnosť káže pozdraviť. Pri oslovení zvolíme vhodnú formu a nezabúdame na čiarku medzi pozdravom a menom a jednu za celým oslovením (Dobrý deň, pani XY,).  Po oslovení začíname text písať na nový riadok. Takisto aj pri ukončovaní mailu zvolíme vhodnú formu podľa recipienta a nezabúdame na čiarku (S pozdravom,). S vhodným oslovovaním súvisí aj správne používanie osoby (ak vykáme, v tvare „boli by ste”, nie „bola by ste”) a používanie veľkého písmena pri oslovení vo forme osobného zámena (Vás, Vám).

Telo

Samotné telo správy, teda text, by malo byť napísané gramaticky a štylisticky správne. Jednoduchým jazykom, spisovne, bez zbytočných okrás či slov. Čím efektívnejšie napísanie, tým lepšie pochopenie textu, a teda presnejšia odpoveď. Ak ide o dlhší text, netreba zabúdať ani na odseky, ktoré ho urobia prehľadnejším. Komunikáciu nezahlcujeme zbytočne dlhými správami, informácie sa v nich strácajú a odrádzajú čitateľa. Rovnako sa treba vyvarovať CAPS LOCKU, prehnanej interpunkcii či smajlíkom.

Podpis

Pri viacnásobnej výmene správ nie je potrebné, aby každá obsahovala podpis. Pridávanie rovnakého dlhého podpisu do každej správy robí dlhšiu komunikáciu neprehľadnou a otravnou. Lepším postupom je zahrnutie celého podpisu len do prvého emailu a neskôr používanie  len prvých iniciálok mena do emailov nasledujúcich. Takisto sa treba vyvarovať pridávania zbytočných a zdĺhavých informácií do podpisu. Aj tu platí zlaté pravidlo ako pri predmete, stručne a výstižne.

Prílohy

Ak pripájame prílohu, je praktické sa o nej zmieniť aj v texte. Nielenže neostane nepovšimnutá, ale táto poznámka by mala aj nám pripomenúť prílohu pripojiť. Znie to síce banálne, ale na prílohy sa zabúda viac, ako si možno myslíme. Treba tiež dbať na správny výber prílohy. Ak je pripájaná príloha príliš veľká, je možnosť využiť službu na dočasné uloženie a odoslanie dát cez internet.